個人情報の取り扱いについて

本システムでは、次の情報を取得します。

• ご宿泊者の情報：氏名、フリガナ、性別、年齢、続柄・区分（選手／引率者／保護者等）、 住所、国籍（旅館業法に基づく宿泊者名簿の記載事項）。 喫煙・禁煙のご希望（長期・法人のご予約のみ。お部屋割りに使います）
• 食物アレルギーに関する情報：原因食品、程度、エピペン携行の有無、症状、備考
• 緊急連絡先：ご家族等の氏名、続柄、電話番号、メールアドレス
• 団体・ご責任者の情報：団体名、ご担当者名、電話番号、メールアドレス
• 継続してお取引のある法人のお客様の情報：会社名、ご担当者名、電話番号、 メールアドレス、請求書・見積書の送付先（郵便番号、住所、FAX 番号）。 ご予約のたびに同じ内容をお伺いせずに済むよう、施設側の台帳としてお預かりします
• LINE アカウント情報：LINE ログインをご利用の場合の利用者識別子および表示名
• ご入力・ご連絡の内容：部屋割りのご希望、交通手段、旅程、お忘れ物のお届け先、 お支払いに関する情報、システム上のチャットでのご質問内容
• お預かりした書類：ご宿泊のお申し込みにあたり、ご担当者様または 他の宿泊施設等からお預かりした書類（宿泊情報確認表、参加者名簿、 食物アレルギーに関する調査票等）の写し。 これらの書類には、上記の各情報が記載されている場合があります

食物アレルギーに関する情報は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に該当します。 当社は、この情報をお食事の提供における事故防止の目的にのみ利用します。

ご入力は任意です。ただし、ご提供いただけない場合、アレルギーに配慮したお食事の ご用意ができないことがあります。ご入力いただいた内容は、調理・配膳を担当する 当施設の従業員が確認できる範囲で共有します。

• ご宿泊の予約管理、受入準備、当日のご案内
• 旅館業法に基づく宿泊者名簿の作成・保存
• お食事の手配、アレルギーへの対応
• お部屋割り、送迎・交通手段の調整
• ご料金のご案内、お支払い・領収書の管理
• ご宿泊に関するご連絡、お忘れ物のご返送
• ご質問への回答、本システムの機能提供・改善

本システムの提供にあたり、以下の外部サービスを利用しています。これらの事業者には、 利用目的の達成に必要な範囲で情報の取り扱いを委託しており、当社は委託先に対して 必要かつ適切な監督を行います。

上記の委託先のうち、LINEヤフー株式会社を除く事業者は米国に所在します。 そのため、お客様の個人情報は米国の事業者に取り扱われることがあります。

当社は、これらの事業者との間で、個人情報の保護に関する契約（データ処理契約）を締結し、 個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制が継続的に確保されていることを確認したうえで 提供しています。また、当該体制の継続的な確保のために必要な措置を講じています。

移転先の国における個人情報の保護に関する制度、当該事業者が講ずる措置の詳細については、 下記の窓口までお求めいただければご提供いたします。

当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供しません。

• お客様の同意をいただいた場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、お客様の同意を得ることが 困難な場合（急病・事故等の際に医療機関へアレルギー情報をお伝えする場合を含みます）

なお、団体のご責任者様が、同じ団体の保護者の皆様に対して、ご宿泊者名簿・お部屋割り・ アレルギー情報等を共有できる機能があります。共有の範囲はご責任者様が設定します。

旅館業法に基づく宿泊者名簿は、法令の定めにより3年間保存します。 この3年間の保存義務は名簿の記載事項（氏名・住所・国籍等）に対するもので、 食物アレルギーに関する情報は対象ではありません。

食物アレルギーに関する情報（原因食品・程度・エピペン携行の有無・症状・備考）と、 保護者等の緊急連絡先は、ご宿泊の終了日（チェックアウト日）から2年を 経過した時点で自動的に削除します。宿のグループLINEへの通知の控え、編集の履歴、 AIチャットの記録など、これらの情報を写した記録も同時に削除します。 お預かりした書類のうち、アレルギー調査票と、記載内容を読み取って登録に使った書類も、 同じ時点で書類そのものを削除します。それ以外の書類にアレルギーに関する記載が 含まれている場合は、次の段落の定めに従います。

お預かりした書類（前記1の「お預かりした書類」）は、ご宿泊の準備と当日の 対応に必要な期間、保管します。ご宿泊後、業務上不要となった書類は削除します。 削除をご希望の場合は、下記の窓口までご連絡ください。

継続してお取引のある法人のお客様の情報（前記1）は、ご予約のたびに同じ内容を お伺いせずに済むよう、お取引が続く間保管します。個々のご宿泊が終わっても 消去されない点が、他の情報と異なります。お取引の終了時、またはご連絡をいただいた 時点で、施設の管理画面から削除します。

なお、この情報はご予約を承る際に当該ご予約の記録へ複写されます。上記の削除を 行った場合に消去されるのはお取引先としての登録内容であり、すでに承った ご予約に記録された内容は、本項のその他の定め（宿泊者名簿は3年間、それ以外は 業務および事後のお問い合わせ対応に必要な期間）に従って保管します。個々のご予約の 記録についても削除をご希望の場合は、下記の窓口までご連絡ください。

その他の情報は、ご宿泊に関する業務および事後のお問い合わせ対応に必要な期間、 保管します。削除をご希望の場合は、下記の窓口までご連絡ください。法令上の 保存義務がある情報を除き、速やかに削除いたします。

• 通信は暗号化（HTTPS）しています。データベースでは、団体ごとにアクセスできる 範囲を制限する仕組み（行レベルセキュリティ）を全テーブルに適用しています
• ポータルへのログインに用いるパスワードは、照合用の値をハッシュ化して保管し、 配布用の控えは暗号化して保管しています
• 当施設の従業員のうち、閲覧のみを許可された者は、情報の追加・変更・削除を 行えないよう制限しています
• お預かりした書類は、外部から直接参照できない非公開の領域に保管しています。 当施設の管理画面から、権限のある従業員が閲覧する場合にのみ、その都度 期限付きの参照を行う方式としています
• 管理画面での操作履歴を記録しています

ご自身の個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止をご希望の場合は、下記の窓口まで ご連絡ください。ご本人であることを確認のうえ、法令に従い対応いたします。

法令の変更や本システムの機能追加に応じて、本ポリシーを改定することがあります。 重要な変更を行う場合は、本ページでお知らせします。